Entendendo a Funcionalidade de Relatórios da 55PBX

A capacidade de emitir relatórios detalhados é uma funcionalidade essencial de sistemas de gestão de comunicação como a 55PBX. 

Esses relatórios permitem que empresas de todos os tamanhos monitorem e analisem suas comunicações, otimizando processos e melhorando o atendimento ao cliente. 


A seguir, explicaremos como você pode utilizar esta ferramenta para extrair relatórios detalhados de atividades, ajudando a tomar decisões baseadas em dados concretos. 

Passo 1: Acessar a Conta

Primeiro, faça login na sua conta da 55PBX.


Passo 2: Navegar até a Aba de Relatórios

Após o login, localize e clique na aba "Relatórios". Aqui, você encontrará três opções principais: 

"Ligações", "Tempo Real" e "Métricas".

Explicarei cada uma delas em sua ordem de vida.

Ligações

Emitindo Relatórios de Ligações

1. 
   Seleção do Período:
   
   Na aba "Ligações", escolha o período que deseja analisar. Por exemplo, de 07/05 a 07/05. Clique em "Ok" para prosseguir. 

Utilizando o Filtro: 

Antes da tabela de relatórios, clique na opção "Filtro" para acessar filtros adicionais, como tipo de chamada, DDD, entre outros. 

Escolha o filtro desejado e insira as informações necessárias para refinar sua busca. 

Embora a interface apresente diversas opções, sua compreensão é intuitiva e direta. 

Ao selecionar o filtro "tipo" e optar por "DDD", será disponibilizado um campo adjacente para inserção do código DDD desejado. 


Após preencher este campo, finalize o processo clicando em "filtrar" para aplicar o critério de busca. 

Esta funcionalidade oferece uma interface intuitiva para a filtragem de dados. Independentemente da opção selecionada, um campo correspondente será disponibilizado para inserção do critério específico, facilitando a geração de relatórios segmentados conforme a necessidade. 


Para salvar um relatório, selecione o ícone de três barras localizado no canto superior direito da tabela, permitindo a exportação do documento nos formatos desejados. 

Após a seleção da opção indicada, as seguintes alternativas serão disponibilizadas:

A seguir, detalhamos as opções de exportação disponíveis:


Exportar todos os dados em formato CSV: Esta opção permite baixar todos os arquivos de relatório no formato CSV (valores separados por vírgula), compatível com Microsoft Office, Notepad, Excel ou outras ferramentas similares.


Exportar dados visíveis em formato CSV: Permite a exportação apenas dos dados previamente selecionados no relatório para o formato CSV.


Exportar todos os dados em formato PDF (Portable Document Format): Habilita o download de todos os arquivos de relatório no formato PDF, acessível através do Adobe Reader ou qualquer outro leitor de PDF.


Exportar dados visíveis em formato PDF: Esta funcionalidade possibilita a exportação somente dos dados selecionados no relatório para o formato PDF.

Exportar todos os dados em formato Excel: Esta opção permite o download de todos os arquivos de relatório em formato Excel, compatível com Microsoft Excel ou outras ferramentas equivalentes.

Exportar dados visíveis em formato Excel: Habilita a exportação para o dispositivo apenas dos dados previamente selecionados no relatório, em formato Excel.

Quanto às Colunas, abaixo da seção "Columns", estão listadas as opções que determinam a visibilidade de determinados dados no relatório.


Marcar uma opção com um visto (✓) indica que esses dados serão exibidos no relatório. Desmarcar uma opção removerá a sua visualização do relatório final.

Tempo Real

Selecionando a opção "Tempo Real", o usuário será direcionado automaticamente à página de monitoramento em tempo real da conta. 

Ao clicar em "Acessar monitoramento em tempo real", o usuário será imediatamente direcionado para a respectiva página de monitoramento. 

A funcionalidade de tempo real permite o monitoramento das chamadas atualmente em atendimento ou aguardando na fila, proporcionando informações em tempo real.

Descrição resumida das funcionalidades:


Operação: Permite a visualização do nível de serviço dos atendimentos.


Chamada: Permite a visualização de dados como o número de ligações processadas pela URA, a quantidade de ligações na fila de espera, além das ligações atendidas e abandonadas.


Agentes: Oferece uma visão dos ramais atualmente em atendimento, além dos que estão logados e disponíveis.


Ligações em Andamento: Apresenta as ligações que estão aguardando atendimento na fila.

Para acessar informações detalhadas e análises aprofundadas, selecione "Acessar painel de estatísticas".

Você será direcionado para uma tela adicional que apresenta uma variedade de opções disponíveis, conforme ilustrado abaixo. 

A seguir, é fornecida uma síntese concisa, porém elucidativa, das funcionalidades disponíveis na aba "métricas". 

Na seção que abrange da aba "Ligações" até "Ações de operador", observamos um padrão consistente para preencher informações, incluindo:


Período/Até: Indique as datas inicial e final para extrair os dados desejados.


Das/Até: Especifique o intervalo de horas para os dados a serem recuperados.


Fila: Escolha entre a equipe completa ou selecione setores específicos, como "ativo", "receptivo", "comercial", entre outros.


Agente: Selecione um ou todos os funcionários para análise.


Números Ativos: Escolha um ou vários números ativos simultaneamente para análise.

Agora, observe as informações mencionadas acima nas imagens abaixo ou na sua própria página de "Métricas".

(Após preencher as áreas selecionadas e clicar em "OK", o relatório detalhado e de fácil entendimento será exibido abaixo.)

Ligações:

Detalhes de ligações:

Operadores:

Ações do operador:

Intervalo detalhado:

No canto inferior direito, encontra-se a opção "Remover Linhas Zeradas". Se marcada, apenas as pausas que não forem iguais a zero serão exibidas no relatório.

Painel

Nesta aba, além do início semelhante às abas anteriores, há informações adicionais abaixo.

Dependendo das configurações inseridas no campo "dashboard", o relatório será enriquecido com opções adicionais de visualização, como gráficos e análises de nível de atendimento. Isso difere das funcionalidades presentes nas abas anteriores. 

Configurações:

A seguir, descrevemos as opções disponíveis na aba "Configurações":


SLA de Atendimento: Nesta opção, é possível selecionar entre "maior e igual" ou "menor e igual". Ao lado, há um campo preenchido com 'zero', geralmente configurado para 60 (sessenta segundos).


Por exemplo, se optarmos por "menor e igual" e inserirmos "60", isso indica que desejamos visualizar a porcentagem de chamadas atendidas em menos de 60 segundos no relatório.


Grupo de Filas: Se houver necessidade de extrair relatórios de múltiplos serviços simultaneamente, é preciso criar um grupo de filas.

Para criar um grupo de filas, clique em "+ Novo". 

Em seguida, atribua um nome ao grupo e selecione os serviços desejados dentre as opções já cadastradas. 

 Por fim, clique em "Salvar", localizado no canto inferior direito. 

Após esta configuração, todas as opções do menu "Métricas" irão gerar relatórios com base nas opções cadastradas na aba "Configurações".